Wie wird Lean Construction Management die Branche verändern?-RefineVVC

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Nicht nur in der Baubranche fällt im Zusammenhang mit dem Thema Digitalisierung auch häufig der Begriff Lean. Ursprünglich stammt er aus der Automobilbranche, wo unter anderem großer Termindruck herrscht und wo Lean bereits in den 80er Jahren Einzug in die Projektplanung erhalten hat. Diese Vision hat auch Patrick Theis von refineVVC: Lean Construction zum Standard in der Bauindustrie machen. Patrick Theis ist Digitalisierungsberater und BIM Experte und arbeitet als Mitgründer von refineVVC daran, die Digitalisierung und Lean in der Baubranche zusammenzubringen. Als gelernter Zimmerer und im Rahmen seines Bauprojektmanagement Studiums hat er schon früh Einblicke in die Prozesse und Verfahren in der Bauindustrie gesammelt. Er schildert uns den Eindruck, den er dabei gewonnen hat: “Ich dachte, es kann doch nicht sein, dass man so baut. Die größte Branche der Welt baut immer noch wie im Mittelalter. Meine Passion ist es, das zu transformieren.” Sein Ansatz dabei ist es, die Wertschöpfungskette als integriertes Netzwerk zusammenzuführen. Was genau bedeutet Lean Construction und wie hängt es mit dem digitalen Wertschöpfungsnetzwerk zusammen?

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Lean Construction: eine Definition

Zum Thema Lean gibt es bereits verschiedene Definitionen. Lean Management und Lean Construction sind Begriffe, die immer wieder fallen, wenn es darum geht, Prozesse effizienter zu gestalten. Es kommt vor allem darauf an, auf welcher Ebene Lean betrachtet wird: Als Philosophie, als Verbesserungssystem oder als Werkzeug? Die Betrachtungsebene ist also eine der größten Herausforderungen, wenn es darum geht, Lean verständlich zu machen. Die Benutzung von Lean als Werkzeug an manchen Stellen der Wertschöpfungskette reicht nicht aus, um nachhaltige Vorteile zu erzielen, so Patrick Theis. Er macht deutlich:

“Lean ist man nur, wenn man Lean lebt.” 

Lean leben bedeutet, Lean als ganzheitlichen Ansatz zu betrachten, und eine Verschlankung der Prozesse ist bei Lean Management das übergeordnete Ziel. Zur erfolgreichen Umsetzung von Lean ist es wichtig, dass die gesamten Prozesse danach ausgerichtet sind, den Fokus auf den Kundenmehrwert zu richten. Um das zu erreichen, muss es laut Theis zu einer Änderung der Denkweise innerhalb der Branche kommen. Er sieht Lean Construction als eine Philosophie, die mithilfe von digitalen Werkzeugen Verschwendungen entlang der Wertschöpfungskette minimieren kann. Welche Verschwendungen sind es genau, denen mit Lean entgegengewirkt werden kann?

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Einsparpotenzial entlang der gesamten Wertschöpfungskette

Allgemein wird bei Lean Management von acht Verschwendungsarten gesprochen: Überproduktion, ineffiziente Transportwege, Lagerhaltung, ineffiziente Bewegungsabläufe, ungeeignete Prozesse, Fehler und Mängel, Wartezeit und ungenutztes Mitarbeiterpotenzial. Allerdings geht es Theis’ Meinung nach nicht darum, von außen die Wertschöpfungskette eines Unternehmens zu analysieren und aufzuzeigen, welche Prozesse optimiert werden können. Vielmehr soll es darum gehen, den beschriebenen Denkweisen-Wandel, Lean als Leitbild in die Unternehmen und zu den Mitarbeiter:innen selbst zu bringen. Es geht darum, von klassischen Strukturen und Prozessen abzusehen und die wertschöpfenden Tätigkeiten und Menschen in den Vordergrund zu stellen. Das Verbesserungspotenzial der Arbeitsabläufe sollte eigenverantwortlich von jenen Mitarbeiter:innen erkannt werden, die direkt in diese Abläufe eingebunden sind. In vielen Unternehmen versucht das Management durch Software schnelle Abhilfe zu leisten, was jedoch oft scheitert, da die Implementierung aufwendig und kompliziert ist. Laut Theis liegt das in erster Linie daran, dass diese Lösungen nicht an der richtigen Stelle ansetzen. Ohne eine genauere Analyse wird oft ein Produkt ausgewählt, dass Automatisierung und Effizienz verspricht. Dazu Theis: 

“Im Endeffekt wird der Nutzer, der Wertschöpfung betreibt, der das Produkt benutzen soll, überhaupt nicht gefragt”. 

Hierbei muss der Fokus also wieder mehr auf den Menschen gerichtet werden. Digitalisierung bedeutet nicht nur die Implementierung von innovativen Lösungen. Eine nachhaltige Optimierung der Prozesse kann nur erreicht werden, wenn der tatsächliche Mehrwert für die Kund:innen im Vordergrund dieser Lösung steht. Wenn das erreicht wird, lassen sich die Anwender:innen leicht von den Vorteilen solcher Innovationen überzeugen. Doch das Ansetzen an den falschen Stellen ist nicht die einzige Herausforderung bei der Etablierung von Lean Construction. 

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Transparentmachung der Prozesse: Chance oder Hürde? 

Lean Construction wird erst in wenigen Unternehmen angewandt. Schon aus unserem E-Book ging hervor, dass trotz Pandemie und den Fortschritten anderer Industrien, die Digitalisierung der Baubranche noch in den Anfängen steht. Dennoch erkennen immer mehr Unternehmen, welche Vorteile eine digitale Transformation mit sich bringt. Außerdem zwingen akute Probleme wie Fachkräftemangel und Ressourcenknappheit die Projektleiter:innen, effizienter zu planen. Wenn es dann darum geht, Lean Construction zu praktizieren, werden schnell Schwierigkeiten sichtbar. Schon der Ansatz, Prozesse transparent zu machen, um alle Projektbeteiligten miteinander zu vernetzen und eine Abfolge der Gewerke genauer abstimmen zu können, bereitet Probleme. Dies liegt häufig an der Angst vor Kontrolle, leitet Theis ab. Eine Offenlegung der Prozesse führt dazu, dass zum Beispiel bei der Nichteinhaltung von Fristen Rechenschaft abgelegt werden muss. Jeder weiß, welche Arbeit in welchem Zeitraum geleistet werden soll, um aufzuzeigen, wo Zeit oder Kosten gespart werden könnten. Dies führt unweigerlich dazu, dass direkt auffällt, falls eine Arbeit nicht entsprechend ausgeführt wurde. Es stellt sich die Frage: Was kann man in Zukunft besser machen, damit so etwas nicht wieder passiert? Diese Frage spielt wiederum auf eine kollaborative Denkweise an, welche herbeigeführt werden sollte. Dabei beschreibt er auch Vertrauen als maßgeblichen Aspekt für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, also z.B. Vertrauen aller Beteiligten darauf, dass Abläufe wie besprochen eingehalten werden und sich alle Projektbeteiligten aufeinander verlassen können. 

Eine weitere Herausforderung stellt der Machtverlust dar, der mit der Implementierung von Lean Construction einhergeht. Aktuell laufen die Entscheidungen größtenteils über Führungskräfte, welche es gewohnt sind, die Kontrolle über alle Prozesse zu haben, führt Theis an. Ein weiterer wichtiger Faktor ist Zeit; viele Projektleiter:innen und Entscheidungsträger:innen arbeiten ständig unter Zeitdruck, da bleibt keine Möglichkeit, über andere Methoden nachzudenken. Außerdem herrsche eine grundsätzliche Skepsis gegenüber allem Unbekannten, so Theis:

“Wenn man etwas Neues macht und es läuft etwas schlecht - was immer mal wieder passieren kann, sei es durch externe Einflüsse oder ähnliches. Was ist natürlich schuld? Das Neue. Aber da muss man einfach mal ehrlich zu sich selbst sein. Wenn man das nicht hätte und es ganz traditionell laufen würde, dann wäre das Projekt genauso gescheitert.” 

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Kollaboration vor Kosteneffizienz 

Doch wie kann den genannten Vorbehalten der Unternehmen begegnet werden? Patrick Theis zählt klare Vorteile auf, die durch die Implementierung von Lean Construction entstehen: Zeitersparnis, Kostenreduzierung, weniger Stress. Diese sind bei Projekten, die er mit refineVVC betreut hat, sichtbar geworden. Mit Hilfe der Last Planner Methode, bei der unter Einbeziehung aller Beteiligten genau abgestimmt wird, welches Gewerk welche Zeit und welche Vorleistungen benötigt, werden Prozesse transparent gemacht. Wöchentliche Meetings und regelmäßige Absprachen führen dazu, kurzfristig reagieren zu können, sollte eine Leistung nicht wie geplant erbracht werden. So sind einige Projekte schon früher fertig geworden, Nachunternehmer hatten Kapazitäten für andere Aufträge und dem allgemeinen Zeitdruck, der auf Baustellen herrscht, wurde entgegengewirkt. Stress ist auch etwas, das laut Theis oft genannt wird: “Aktuell ist der Standard, dass man erleichtert ist, wenn ein Projekt abgeschlossen ist, weil es an vielen Stellen schlecht läuft und man die ganze Zeit unter Stress steht.” 

Hinzu kommt der starke Wettbewerb in der Branche, oft wird eher gegeneinander gearbeitet, als miteinander. Der Fokus liegt auf dem Profit, nicht auf dem Projekterfolg. Gerade Nachunternehmer, die nur einzelne Aufträge für Bauunternehmer ausführen, fühlen sich nicht unbedingt für den Gesamterfolg verantwortlich. Diese Denkweise soll mit Lean Construction transformiert werden, sodass es zu mehr Zusammenarbeit kommt, was letztlich in erhöhter Wertschöpfung resultiert. Gerade bei dem Aspekt der Kollaboration können auch digitale Lösungen und Plattformen ansetzen. 

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Lean Construction implementieren: wo fängt man an und was ist der Mehrwert? 

Plattformökonomie bedeutet in einem ersten Schritt die Vernetzung von Daten innerhalb einer Firma. Nur dadurch lässt sich eine Grundvoraussetzung für kollaboratives Arbeiten schaffen, allerdings ist diese in den meisten Unternehmen der Bauindustrie noch kaum gegeben. Digitale Lösungen, die es ermöglichen, zum Beispiel zeitgleich an Leistungsverzeichnissen zu arbeiten, aber auch abteilungsübergreifend Schnittstellen zu identifizieren und zu nutzen, werden zu Möglichmachern (Enablern) für digitale Kollaboration. 

Auf diese Vernetzung zielt auch Lean Construction ab, denn eine Verbesserung von Prozessen kann nur stattfinden, wenn Daten gesammelt und ausgetauscht werden. Dies bestärkt Patrick Theis:

“Wir sagen immer, was man nicht messen kann, das kann man nicht verbessern.“ 

Daten sammeln, analysieren und programmübergreifend austauschen ermöglicht die Erstellung von aussagekräftigen Bewertungskriterien, um letztendlich Prozesse zu optimieren. Nicht nur firmenintern, auch zusammen mit anderen Projektbeteiligten, wie z.B. Nachunternehmern sollten Schnittstellen hergestellt werden. Solche Schnittstellen ermöglichen einen nahtlosen Datenaustausch, sodass auf Grundlage der Analyse dieser Daten Entscheidungen getroffen werden können. Hierbei geht es auch darum, Metriken zu etablieren, die solche Entscheidungen vereinfachen. Historische Daten über abgegebene Angebote oder Zuverlässigkeit sollen helfen, zukünftige Projekte genauer planen zu können. Diesen Ansatz verfolgt auch refineVVC mit so genannten AEZ-Werten. AEZ steht für “Anteil eingehaltener Zusagen” und ist eine von vielen Metriken, auf deren Grundlage Lean Construction funktioniert. Theis kommt wieder auf das Thema Vertrauen zu sprechen, denn dies ist seiner Meinung nach grundlegend für eine kollaborative Zukunft. Um Vertrauen messbar zu machen, haben sie den AEZ-Wert eingeführt. 

“Also wir sagen immer: die Währung der Zukunft ist Vertrauen.[...] Vertrauen, das ist der Anteil eingehaltener Zusagen.” 

So werde wieder der Mensch in den Mittelpunkt gestellt, und wenn es nach Theis geht, sogar vor den Preis. Denn der Schritt in Richtung digitale Zukunft bedeutet zunächst Investitionen, die sich natürlich in den Preisen widerspiegeln. Es bedürfe eines Vertrauensvorschusses, so der Experte, um Vertrauen überhaupt aufbauen zu können. Wenn als erstes Kriterium immer der Preis gilt, kann keine dauerhafte Partnerschaft aufgebaut werden, die Vertrauen und transparente Abläufe ermöglicht. Was lässt sich also gerade für Klein- und Mittelständische Unternehmen (KMU) ableiten, die vor solchen Investitionen eher zurückschrecken?   

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Die Komfortzone verlassen

Wenn es um Innovationen und Digitalisierung geht, haben überwiegend größere Bau- und Generalunternehmer schon den Schritt zu Softwarelösungen und technologischen Ansätzen gewagt. Doch um eine tatsächliche Transformation in der gesamten Branche zu erreichen, müssen gerade die KMU mitgenommen werden. Es bedarf der Einleitung von Veränderungen um ein Umdenken zu erzielen. Weg von kurzfristigen Umsatzzielen und hin zu langfristigen Verbesserungen. 

Viele KMU sehen keinen akuten Handlungsbedarf, da die Auftragslage gut ist. Ressourcen freizumachen, um den Prozess der Digitalisierung innerhalb des Unternehmens anzustoßen, bedeutet womöglich auf ein oder zwei Projekte verzichten zu müssen. Dies ist für viele dieser Unternehmen nicht die erste Option. Doch der Fachkräftemangel wird, wenn noch nicht geschehen, auch diese Unternehmen sehr bald einholen. “Und dann wird es Firmen geben, die sich schon mit Digitalisierung und Lean beschäftigt haben und die somit wesentlich effizienter mit vorhandenen Ressourcen arbeiten können. Aber es wird auch Firmen geben, die dies noch nicht getan haben, so Theis.” Doch das Mindset der Kollaboration und Lean Construction lässt sich nicht von heute auf morgen im Unternehmen etablieren, so der Experte. Dies führt zum nächsten Problem, der Demografie der Bauindustrie. Es kommen nicht nur wenig junge Leute nach, es gehen auch viele aktuellen Arbeitskräfte in den nächsten Jahren in Rente. Die Branche muss interessanter gemacht werden für jüngere Generationen, von denen viele eher ein Studium anstreben statt eine handwerkliche Ausbildung. Eine Modernisierung der Unternehmen durch Ansätze wie Lean Construction und Plattformökonomien bietet neue Anreize für nachfolgende Generationen. Außerdem muss eine Lücke geschlossen werden, die zwischen Älteren und Jüngeren entstanden ist und die immer größer wird. Gerade KMU sollten darauf achten, dass sie als Arbeitgeber interessant bleiben für jüngere, digital affinere Generationen. Lean Construction wird daher einen signifikanten Einfluss auf die langfristige Wettbewerbsfähigkeit von Bauunternehmen haben. Es entscheidet, ob sie in der Lage sind mit anderen mitzuhalten oder abgehängt werden. Die Grundlagen der Digitalisierung werden jetzt geschaffen. Immer mehr arbeitsintensive Prozesse werden automatisiert, was dazu führt, dass mehr Leute Kapazitäten haben, sich mit weiterer Forschung zu befassen. 

Aktuell fällt es vielen Unternehmen noch schwer, den Mehrwert der Digitalisierung zu erkennen. Doch ohne die Basis geht es nicht, meint Theis:.

“Da gibt es noch viele, die sagen, man sieht noch nicht den Mehrwert, den die Digitalisierung wirklich bringt, aber das ist jetzt die Grundlage, die geschaffen wird. Und sobald die überwunden wird, dann nimmt es irgendwann Schwung auf und dann wird es auch da nochmal einen exponentiellen Mehrwert geben. Spätestens dann, wenn die Prozesse miteinander vernetzt sind und man sie messen kann.”    

So entstehen Vergleichsmaßstäbe (auch Benchmarks genannt), anhand derer Prozessoptimierung und somit Kosten- und Zeiteinsparung überhaupt erst entstehen kann.

Doch die datentechnische Grundlage allein reicht nicht. Auch in Zukunft bleibt der Mensch im Mittelpunkt. Wenn allerdings die Menschen in der Branche nicht mit den digitalen Lösungen umzugehen wissen, ist ein Bestehen auf Dauer nicht möglich. Deswegen appelliert der Experte, die Menschen mit Bauerfahrung und die Menschen mit dem technischen Know-How zusammenzubringen. Und das vor allem zeitnah. Hier appelliert Theis:

“An alle KMU da draußen, falls ihr mich hört: Fangt einfach an!”

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Eine Investition in die Zukunft: Lean Construction und Digitalisierung als erklärtes Ziel

Grundlagen für die Zukunft bilden - das führt wieder zurück zur anfänglichen Definition von Lean Construction als Philosophie und Mindset. Den Wandel zur Kollaboration mithilfe von digitalen Lösungen voranzutreiben, indem man ein Umdenken in der Branche initiiert, stellt aktuell die größte Herausforderung dar, mit der vor allem Tech-Startups zu kämpfen haben. Dies wird erschwert durch die Skepsis gegenüber allem Neuen, denn Neues bringt Unsicherheiten mit sich. Außerdem sorgt der Fachkräftemangel dafür, dass Mitarbeiter:innen fehlen, die sich mit Innovationen auseinandersetzen und deren Implementierung vorantreiben. 

Trotz allem ist Patrick Theis sich sicher: 

“Lean Construction wird in den nächsten Jahren zum neuen Standard werden. Je mehr Projekte wir umsetzen, desto mehr verbreitet sich die Botschaft, dass es gut ist, dass es funktioniert.” 

Dies leitet er vor allem aus den Projekterfolgen ab, die es schon gibt.

So soll auf lange Sicht eine Standardisierung erfolgen, die zu dem Verständnis führt, dass Lean Construction eine Investition in eine effiziente Zukunft darstellt. Dies bedeutet noch viel Arbeit, gerade weil der Begriff Lean, wie beschrieben, noch oft falsch verwendet wird. Doch auch schnelle Erfolge sind möglich, bestätigt Theis. Für ihn geht es um den Vertrauensvorschuss, sich dem Neuen gegenüber nicht zu verschließen und so den Absprung womöglich zu verpassen. Denn für ihn ist ganz klar: 

“Lean, Digitalisierung und BIM, für mich gibt es keinen Grund, warum das nicht passieren sollte. Ich würde sogar sagen, innerhalb der nächsten fünf Jahre.”

Andere Branchen haben es vorgemacht, und die Prognosen über Ressourcenknappheit und Fachkräftemangel deuten auf die Dringlichkeit hin, den Digitalisierungsprozess weiter voranzutreiben. Es wird Zeit, dass eine der größten Industrien der Welt in der Gegenwart ankommt. Doch dieser Wandel muss von innen kommen, die Unternehmen müssen den Mehrwert von Lean Construction erkennen und eigenverantwortlich die Transformation vorantreiben.