Im Garten- und Landschaftsbau (GALABAU) sind Unternehmen mit der Verwaltung von Bescheinigungen konfrontiert, die sowohl die Dokumentation von Versicherungen als auch die rechtlichen Bescheinigungen für Subunternehmer umfassen. Diese Bescheinigungen sind unerlässlich, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und einen reibungslosen Ablauf der Projekte zu gewährleisten. Die Tenera Plattform bietet eine speziell entwickelte Lösung für das Bescheinigungsmanagement, die den GALABAU-Prozess vereinfacht und den administrativen Aufwand erheblich reduziert. Diese Lösung lässt sich hervorragend in bestehende Branchen-Software für Projektmanagement integrieren und unterstützt Unternehmen dabei, ihre Bescheinigungen effizient zu verwalten.

1. Zentralisierte Bescheinigungsverwaltung im GALABAU

Das Bescheinigungsmanagement im GALABAU umfasst eine Vielzahl von wichtigen Dokumenten wie:

• A1 (Bescheinigung über die Zugehörigkeit zum Sozialversicherungssystem im Herkunftsland) – erforderlich für entsandte Arbeiter aus anderen EU-Ländern, um zu bestätigen, dass sie dem Sozialversicherungssystem ihres Heimatlandes unterliegen.
• Freistellungsbescheinigung (Bescheinigung über die Befreiung von der Quellensteuer) – wenn das Unternehmen nicht möchte, dass der deutsche Auftraggeber Steuerabzüge vornimmt (Bauabzugssteuer – 15%).
• Policen und Bescheinigungen zu Versicherungen, wie die Haftpflichtversicherung – notwendig für den Nachweis von Unternehmensversicherungen gegen Schäden.

Mit der Tenera Plattform können alle Bescheinigungen zentral und sicher gespeichert werden, sodass Unternehmen jederzeit schnellen Zugriff auf die erforderlichen Dokumente haben. Dies ist besonders im Garten- und Landschaftsbau von Bedeutung, wo viele verschiedene Bescheinigungen erforderlich sind, um den reibungslosen Ablauf eines Projekts sicherzustellen.

2. Optimierung der Bescheinigungsverwaltung mit Tenera und der Branchen-Software für Projektmanagement

Die Tenera Plattform arbeitet hervorragend mit Branchen-Software für Projektmanagement zusammen, einer Softwarelösung, die speziell für den Garten- und Landschaftsbau entwickelt wurde. Diese Software ist für die Projektverwaltung, Arbeitsabläufe und Auftragsvergabe zuständig, während Tenera als Unterstützung im Bescheinigungsmanagement dient. Unternehmen können somit beide Systeme parallel nutzen, ohne dass es zu Überschneidungen kommt.

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Automatische Erinnerungen an ablaufende Bescheinigungen:

Tenera erinnert nicht nur an ablaufende Bescheinigungen, sondern sendet auch automatisch Benachrichtigungen an Subunternehmer, um diese daran zu erinnern, die Dokumente rechtzeitig zu erneuern oder nachzureichen. Diese Funktion lässt sich problemlos in die Branchen-Software für Projektmanagement integrieren, sodass Projektleiter eine vollständige Übersicht über alle Bescheinigungen behalten.

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Zuweisung von Bescheinigungen zu Projekten im Garten- und Landschaftsbau:

In Tenera können Bescheinigungen direkt den jeweiligen GALABAU-Projekten zugeordnet werden. Dadurch haben Projektmanager sofort den Überblick über alle erforderlichen Dokumente und Bescheinigungen für Subunternehmer und Mitarbeiter. Dies spart wertvolle Zeit und reduziert die Fehlerquote.

3. Bescheinigungsanforderung und Compliance sichern

Die Verwaltung von Bescheinigungen ist entscheidend für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften im GALABAU. Mit der Tenera Plattform können Unternehmen sicherstellen, dass alle Bescheinigungen rechtzeitig erneuert werden. Diese Funktion verbessert nicht nur die Compliance, sondern reduziert auch das Risiko von Verzögerungen und rechtlichen Problemen.‍

Automatisierte Kommunikation mit Subunternehmern im Bescheinigungsmanagement:

Wenn eine Bescheinigung fehlt oder abläuft, informiert Tenera den Subunternehmer automatisch per E-Mail und fordert ihn zur Nachreichung der erforderlichen Dokumente auf.

Schnelle Identifikation fehlender oder abgelaufener Bescheinigungen:

Mit der Tenera Plattform können Unternehmen im Garten- und Landschaftsbau schnell feststellen, welche Bescheinigungen noch fehlen oder abgelaufen sind, und diese umgehend anfordern. Diese Funktion sorgt dafür, dass keine Fristen versäumt werden und alle erforderlichen Dokumente rechtzeitig vorliegen.

4. Nahtlose Integration mit bestehenden Systemen und ERP

Die Integration von Tenera mit der Branchen-Software für Projektmanagement bietet einen erheblichen Vorteil für GALABAU-Unternehmen. Beide Softwarelösungen können parallel genutzt werden, wobei Tenera die Bescheinigungsverwaltung übernimmt, während die Branchen-Software für Projektmanagement die Projektverwaltung und Arbeitsabläufe steuert. Diese nahtlose Integration ermöglicht eine ganzheitliche Lösung, die Zeit spart und die Effizienz steigert.

5. Langfristige Archivierung von Bescheinigungen

Im Garten- und Landschaftsbau ist es entscheidend, dass Bescheinigungen langfristig archiviert und bei Bedarf schnell zugänglich sind. Mit Tenera können alle Bescheinigungen sicher gespeichert und für spätere Prüfungen oder Projekte jederzeit wieder abgerufen werden.

Tenera als Unterstützung im Bescheinigungsmanagement für GALABAU

Die Tenera Plattform stellt eine ideale Lösung für das Bescheinigungsmanagement im Garten- und Landschaftsbau dar. Sie ergänzt die Projektverwaltungssoftware für den Garten- und Landschaftsbau und bietet Unternehmen eine umfassende Unterstützung bei der Verwaltung und Aktualisierung von Bescheinigungen. Mit Funktionen wie der automatischen Erinnerung an ablaufende Bescheinigungen, der zentralen Verwaltung von Dokumenten und der schnellen Identifikation fehlender Unterlagen hilft Tenera, den administrativen Aufwand erheblich zu reduzieren und Projekte effizienter zu verwalten.

Unsere Kunden aus dem GALABAU, wie die Böttinger GaLa Bau GmbH, die die Tenera-Plattform mehrfach pro Woche nutzt, sagen:
"Der größte Vorteil für mich ist die Überwachung der Bescheinigungen und die dementsprechende Anforderung nach Ablauf der Gültigkeit. Wir sparen einen Tag Verwaltungsarbeit pro Woche dank Tenera."

Mit Tenera haben GALABAU-Unternehmen eine Lösung, die nicht nur ihre Bescheinigungsprozesse optimiert, sondern ihnen auch hilft, Zeit und Ressourcen zu sparen.

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