Digitales Nachunternehmermanagement - wie man durch Innovation einen Mehrwert für alle Beteiligten generieren kann

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Mathias Weberling ist Einkäufer an zwei Standorten der FREYLER Unternehmensgruppe. Das Generalunternehmen mit zahlreichen Standorten in Deutschland und der Schweiz, deckt die Bereiche Industrie-, Stahl-, Metall- und Wohnungsbau ab und hat dabei mit den bekannten Problematiken der Bauwirtschaft zu kämpfen. Dazu zählen: Baustau, Preisunsicherheiten und Strukturen, die kooperative Zusammenarbeit manchmal erschweren. Auf eine sehr gute Auftragslage trifft die begrenzte Kapazität verlässlicher Nachunternehmer, die den enormen Andrang bewältigen können oder es ist schwierig, neue Geschäftsbeziehungen zu initiieren. Zudem gestaltet sich die Kommunikation zwischen Nach- und Generalunternehmern oft schwierig. Effizientere Prozesse müssen geschaffen werden. Als Lösung sieht Mathias Weberling dabei auch die neuen Möglichkeiten für das Nachunternehmermanagement durch innovative Technologien. Als Einkäufer führt er digitale Beschaffungstools ins eigene Unternehmen mit ein und trägt einen großen Teil dazu bei, der Wertschöpfungskette im Bau durch Konnektivität zu nachhaltig mehr Projekterfolg zu verhelfen. Unter anderem nutzt er dabei auch Tenera Tendering, unser webbasiertes Tool zum Ausschreibungsmanagement. Zu seinen täglichen Aufgaben gehört es, passende Nachunternehmer für die Projekte zu finden. Das beginnt bei der Analyse möglicher Partner, dem Versand der Preisanfragen, der Angebotsauswertung und Verhandlung der Leistungen und endet im Vertragsabschluss und dem späteren Controlling.

Mathias Weberling über die Vorteile des digitalen Ausschreibungsmanagement, Möglichkeiten im Nachunternehmermanagement und das Überwinden von alltäglichen Hürden:

Welche Prozesse sind bei Ihnen heute schon digital?

Bei der FREYLER Unternehmensgruppe laufen die meisten Prozesse, die das Nachunternehmermanagement betreffen, heute schon digital oder digital mit analoger Unterstützung ab. In Umsetzung heißt das, dass der Ausschreibungsprozess über ein digitales Tool stattfindet, ebenso wie Vertragsablagen, Schriftverkehr, Rechnungsprüfung und alles rund um das Thema Nachunternehmerbescheinigungen. Der Weg, weg vom Papier, wurde schon vor der Pandemie eingeschlagen, was sich im Verlauf dieser als wahrer Vorteil erwiesen hat.

"Zum Glück waren wir da auch pandemietechnisch gut vorbereitet. Das heisst, eine Cloud mit Sharepoint wurde bei uns vorher schon eingeführt. Und das wissen mittlerweile auch die Mitarbeiter zu schätzen, die davor den internen Server befürwortet haben. Jetzt macht sich der Vorteil bemerkbar, wenn sie zuhause sitzen oder unterwegs sind und mit dem Tablet oder Handy auf Daten zugreifen wollen. Das ist schon deutlich charmanter."

Auf Nachunternehmerseite wird das noch nicht immer ganz angenommen, weshalb den digitalen Abläufen so manches Mal durch Nachtelefonieren unter die Arme gegriffen wird.

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Was sind die größten Herausforderungen in Ihrem täglichen Arbeitsalltag?

Die eigentlich größten Herausforderungen im Alltag bei der FREYLER Unternehmensgruppe, sieht Herrn Weberling nicht in der fehlenden Digitalisierung. Durch den kommenden Generationswechsel und dem vermehrten Angebot an technologischer Innovation, sieht er den Wandel in der Bauindustrie kommen und ist sich sicher, dass die Zukunft digital wird. Die enorme Menge an Aufträgen und das Fehlen an genug Nachunternehmern, die diese auch ausführen können, ist die eigentliche Herausforderung. Deutschland steckt im Baustau und während sich die Auftragsbücher füllen, bleiben die Fachkräfte aus. Besonders in Regionen, in der die FREYLER Gruppe zuvor noch nicht tätig war, verstärkt sich die Problematik, da Nachunternehmer den Generalunternehmern oft skeptisch begegnen und daher kein Angebot abgeben. Beim digitalen Ausschreibungsmanagement zeigt sich noch eine weitere Hürde. Oft ist es den Nachunternehmern aufgrund von internen Richtlinien nicht erlaubt, Links, mit denen im digitalen Prozess gearbeitet wird, zu öffnen. Oder man ist sich unschlüssig, ob man den Links vertrauen kann. Normalerweise läuft das doch per E-Mail, wieso sollte man das jetzt auf ein webbasiertes Tool verschieben?

"Viele nehmen erstmal den bequemsten Weg. Der bequemste Weg ist für die meisten immer noch die E-Mail. Woran das liegt, weiss ich nicht, denn eigentlich ist im Tool auch mit 3 Klicks das Angebot hochgeladen."

Trotzdem setzt Mathias Weberling auf die neuen Möglichkeiten und fungiert als Befürworter dieser. Bekommt er keine Rückmeldung zu seinen Anfragen, nimmt er den Hörer in die Hand und bringt in Erfahrung, woran dies liegt. Oft sind sich die Firmen unsicher darüber, was hinter dem digitalen Tool steckt. Nach kurzer Erläuterung stehen viele dem Tool aufgeschlossen gegenüber.

Welche Vorteile bringt das digitale Ausschreibungsmanagement?

Die Zeitersparnis ist für Herrn Weberling der größte Vorteil seiner bisher eingeführten Tools. Zum einen, da viele Mailserver nur eine begrenzte Menge an Daten per Email verarbeiten können. Oft bedeutet das, dass E-Mails aufgesplittet werden müssen, da die verschickte Datenmenge oft signifikant größer ist, als es die Server erlauben. Zum anderen muss die enorme Datenmenge dann nur einmal dem System zugeführt werden und kann einer Auswahl von vorqualifizierten oder dem Unternehmern bereits bekannten Nachunternehmern mit wenigen Klicks zugesendet werden. Laden diese Ihre Angebote dann im Tool hoch, wird auch automatisch ein übersichtlicher Preisspiegel erstellt.

"Der Vorteil, ist für mich tatsächlich, dass ich, gerade auch bei größeren Datenmengen, nicht beschränkt bin. Bei E-Mails habe ich häufig das Problem, dass viele Empfänger nur 10 oder 20 MB per Mail empfangen können. Dann fang ich wieder an, die Daten in mehrere E-Mails aufsplitten zu müssen. Das ist einfach Arbeit, die ich mir ersparen kann."

Wie überwinden Sie die Hürden?

Herrn Weberling nimmt sich die Zeit, denjenigen zu helfen, die mit den innovativen Tools noch weniger vertraut sind. Dafür hat er seine ganz eigene Technik entwickelt und klärt die Industrie auf.

"In die E-Mails, die ich über das Ausschreibungstool versende, schreibe ich auch einen  individualisierten Text. Das heisst, ich bereite mir den Anfragetext detailliert vor und nutze nicht den vorhandenen Standardtext. Die Preisanfrage, die über das System versendet wird, sieht eigentlich zu 95% so aus, wie wenn ich das vom eigenen Mailaccount verschicken würde. Sprich, mit ein paar Projektdaten dazu und den konkreten Ansprechpartnern. Dann erkläre ich auch nochmal, dass die Firmen einfach per Mausklick mitteilen können, ob sie an der Ausschreibung teilnehmen oder nicht. Und wenn sie jetzt tatsächlich den Download Link nicht nutzen können oder wollen, dass sie mich dann telefonisch kontaktieren. Mit den Anfragen versuche ich eben auch den Eindruck zu erzeugen "Achtung, es ist jetzt nicht irgendwas völlig Anonymes", sondern es kommt tatsächlich trotzdem von uns. Und da hilft ein bisschen mehr Text und nochmal zu erklären, dass sich Nachunternehmer nicht registrieren müssen und einfach draufklicken können, um die Angst vor dem Tool ein bisschen zu nehmen."

Auch rund um Nachunternehmerbescheinigungen und -nachweise schreibt man digitale Prozesse groß bei der FREYLER Unternehmensgruppe. Wenn Subunternehmer mit den digitalen Tools noch nicht in Kontakt gekommen sind und es dabei dann Schwierigkeiten gibt, werden diese einfach gelöst: "Ja, das ist ein Prozess. Aber da gibt's dann einen Kollegen in der Zentrale, der einfach den Hörer in die Hand nimmt und nachhakt. Und wenn das dann einmal erklärt ist, dann funktioniert es danach in der Regel."

Eine gewisse Angst oder Unsicherheit bei der Nutzung von digitalen Tools wird von vielen Experten für eine Ursache fehlender Digitalisierung gehalten, mehr dazu können Sie auch in unserem Ebook nachlesen: Die Digitalisierung der Bauindustrie - Ausblick 2030.

Welches Potenzial sehen Sie in der Digitalisierung von Nachunternehmermanagement?

Für Herrn Weberling liegt das größte Potenzial der Digitalisierung in der, durch die Nutzung digitaler Tools, ersparten Zeit. Wenn diese digitalen Tools sich weiter verbessern und entwickeln, wachsen auch die Potenziale mit. Vor allem für die Hürden im Nachunternehmermanagement bietet das enorme Vorteile. Für Herrn Weberling liegt das größte Potenzial vor allem auch bei den Möglichkeiten in der Erschließung eines neuen Gebiets. Digitales Ausschreibungsmanagement könnte hier die Subunternehmer-Suche maßgeblich vereinfachen. Einfach die Postleitzahl in das digitale Tool eintippen, das gesuchte Gewerk spezifizieren und eine Übersicht über passende Nachunternehmer erhalten. Diese sind dann im Idealfall vorqualifiziert und können über das Tool kontaktiert werden. Dies bringt Einfachheit und eine enorme Zeitersparnis, die durch das Verbinden von Tools weiter enorm gesteigert werden könnte.

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Bei der FREYLER Unternehmensgruppe läuft vor allem intern schon alles digital ab und Prozesse werden mit Hilfe von Tools und einer cloud, vereinfacht und automatisiert. Was aber fehlt sind Schnittstellen: "Ich muss vieles doppelt Ablegen, zwar nicht mehr dreifach, aber immer noch doppelt. Das kommt durchaus vor. Die Systeme sind untereinander nicht verknüpft. Ob das funktioniert, dass man das mal zusammenbringt, weiß ich nicht. Das ist eine Schnittstellenproblematik. Das ist halt so."

Schnittstellen Problematiken, das ist halt so - aber wieso eigentlich, könnte man hier nicht eine Lösung finden? Die vollen Potenziale der Digitalisierung sind noch lange nicht ausgeschöpft und das liegt nicht nur am Entwicklungsstand von Software. Häufig könnten die Vorteile von Innovation deutlich intensiviert werden, wenn Systeme verknüpft würden und aus doppel Ablage einfach Ablage wird oder Informationen zentralisiert an einem Ort zu finden wären. Ausschreibungsmanagement, Vergabe, Vertragsabschluss, der Zugriff auf Gutachten und das Einreichen von Bescheinigungen eine rundum Lösung für Nachunternehmermanagement. Durch kooperative Zusammenarbeit der Softwareunternehmen, könnte das ein zu erreichendes Ziel sein, das Konnektivität entlang der gesamten Wertschöpfungskette schafft und der Bauindustrie so hilft, die großen Hürden zu überwinden. Herrn Weberling trägt seinen Teil zur Digitalisierung bei und sorgt dafür das seine Nachunternehmer den Tools und Möglichkeiten näher kommen. Ebenso ist es auch an den Softwareunternehmen ihren Teil beizutragen und die Schnittstellenproblematik für die FREYLER Unternehmensgruppe und alle anderen Akteure im Bauwesen in Angriff zu nehmen.