Den Mehrwert der Digitalisierung erkennen - Willi Meyer Bau

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Die Digitalisierung der Bauindustrie weist viele Möglichkeiten auf, Prozesse zu optimieren. Für Sebastian Koch liegt der Mehrwert hier bei dem Fokus auf die Mitarbeiter:innen und ihrer Mitwirkung an Digitalisierungsvorhaben. Sebastian Koch ist Prozess- und Digitalisierungsmanager bei Willi Meyer Bauunternehmen und blickt auf zwanzigjährige Karriere in der IT zurück. Seit 2020 treibt er nun die Digitalisierung des familiengeführten mittelständischen Bauunternehmens voran und hat dabei eine ganz besondere Sicht auf die Transformation der gesamten Baubranche. Welche Rolle wird Key Usern (Schlüsselanwender:innen) und Pilotprojekten zukommen und wie werden sich Unternehmen am besten für die Zukunft ausrichten?

Status Quo: Unterschriftenmappen und der Mangel an Innovations- und Handlungsdruck

Es ist kein Geheimnis, dass der Innovationsdruck auf die Baubranche in den letzten Jahrzehnten zu gering war. Hier genügt schon ein kurzer Blick auf den Digitalisierungsindex für den Mittelstand. Viele Unternehmen haben sich zwar längst von Unterschriftenmappen verabschiedet und nähern sich auch immer mehr einer papierlosen digitalen Verwaltung an – damit allein jedoch lassen sich die großen Hürden auf dem Weg hin zu einer digitalen Transformation kaum bewältigen.

Bisher sehen noch viel zu wenige Unternehmen eine Notwendigkeit darin, sich mit Blick auf die digitale Transformation anzupassen. Diesen Umstand führt Koch unter anderem auf den Boom in der Baubranche zurück: „Es lief ja immer sehr gut  und es läuft ja auch heute noch sehr gut“. Und tatsächlich, auch 2021 kann sich die deutsche Baubranche dem allgemeinen Abwärtstrend in der Wirtschaft entziehen. Seiner Meinung nach müssten aber immer mehr, vor allem familiengeführte KMU die digitale Transformation als Notwendigkeit und Chance für ihr Fortbestehen erkennen und die Digitalisierung auch als Unternehmenswert begreifen. Wie können Unternehmen aber am besten vorgehen, wenn sie dazu entschieden haben, diese Chance für sich zu ergreifen?

Mit der Digitalisierung einen Mehrwert schaffen 

Wie stellt man sich allerdings dieser Herausforderung und führt eine disruptive Innovation im Unternehmen ein? Koch leitet hierfür ein klares Leitmotiv ab: „Der Mehrwert sollte klar im Vordergrund stehen und Antrieb sein: Die Digitalisierung sollte nicht der Digitalisierung wegen vorangetrieben werden, sondern es muss dabei in erster Linie um die Mitarbeitenden gehen. Sie sind es auch, die diesen Mehrwert erkennen müssen”. Was dieser Mehrwert dann für den Arbeitsalltag auf der Baustelle, gerade verbunden mit Vorteilen und Arbeitserleichterungen, bedeutet, zeigen Beispiele aus der Praxis. So kommen schon heute integrierte Hard- und Softwarelösungen zum Einsatz, die eine digitale Zutrittskontrolle für die Baustelle ermöglichen, gleichzeitig als Baustellenausweise fungieren und zudem die Möglichkeit der umfassenden Baustellendokumentation bieten. Zudem können Dokumentenmanagement-Systeme, etwa für digitale Rechnungen oder Lieferscheine, den Arbeitsalltag auf der Baustelle enorm erleichtern und vereinfachen. Für Koch liegt der Vorteil dabei auf der Hand:

„Ganz klar: Wer mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben hat, sorgt letztendlich auch für eine bessere Qualität. Nehmen wir zum Beispiel den Polier, der für einen möglichst reibungslosen Ablauf auf der Baustelle verantwortlich ist. Wenn die Zettelwirtschaft durch digitale Prozesse und die Arbeit mit dem Tablet abgelöst wird, bleibt auch mehr Zeit, sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Und damit lassen sich am Ende auch die Kosten senken.“

Von diesen Beispielen lassen sich gleichzeitig auch handfeste Vorteile für die Projektpartner eines Bauvorhabens ableiten, allen voran für die Nachunternehmer. Ein Mehr an Datenschutz, Rechtssicherheit, verbunden mit einer Dokumentation, die im Rechtsfall beiden Seiten entgegenkommt und Transparenz sind hier einige der zentralen Argumente, um sich intensiver mit der Digitalisierung zu beschäftigen. Hier mag aller Anfang zwar schwer sein, doch mittlerweile stoßen Unternehmen, die sich der Digitalisierung widmen, auf immer mehr offene Ohren. Viele Akteure wollen inzwischen auch proaktiv mitarbeiten und treiben digitale Prozesse mit an, etwa für die Arbeit mit Bauplänen. Eine interaktive Plattform könnte so zum Beispiel eine vereinfachte Kommunikation mit Planer:innen und Architekt:innen ermöglichen, wodurch die oft redundante E-Mail Kommunikation wegfallen würde und weniger Fehler durch die synchronisierte Arbeit an der aktuellsten Version des Bauplans entstehen. Gleichzeitig lassen sich auch Nachunternehmer mit neuen Technologien und Maßnahmen, wie einem schlanken und digitalisierten Projektmanagement (Lean Management), für die Digitalisierung mitreißen. Dennoch besteht für viele KMU nach wie vor die zentrale Herausforderung darin, einen geeigneten und auch sinnvollen Startpunkt für digitale Prozesse zu finden.

Wo sollte man beginnen? Startpunkte für die digitale Transformation bestimmen 

Um wirklich einen Mehrwert zu schaffen, lohnt es sich für Unternehmen den Startpunkt für die digitale Transformation bei den Mitarbeiter:innen und ihrem Wissen selbst zu setzen. Koch beschreibt es wie folgt:

„Das Wissen, also die Daten, wenn man so will, steckt doch in den Köpfen der Mitarbeiter:innen. Also muss man es schaffen, dieses gesammelte Wissen transparent für das Gesamtunternehmen zugänglich zu machen, in dem für diesen Transfer Prozesse, Programme und Abläufe geschaffen werden. Denn sonst passiert das, was noch weit verbreitet ist: Fachwissen wird oftmals nicht dokumentiert und damit nicht geteilt und weitergegeben und geht bei Personalwechseln verloren. Um das zu verhindern wird ein Wissensmanagement benötigt.“ 

Dieser Wissenstransfer und die Dokumentation von Fachwissen, die einen Startpunkt für die digitale Transformation darstellen können, lassen sich nur initiieren, wenn damit ein Kulturwandel im Unternehmen und eine veränderte Mentalität verbunden wird. Dieser Wandel beinhaltet, dass Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen ermöglichen, bestehende Prozesse infrage zu stellen und ihnen gleichzeitig die Angst genommen wird, Informationen zu teilen und somit einen Wissenstransfer überhaupt zu ermöglichen. Mit diesem Prozess, also der Zusammenfassung und Bündelung von Wissen, lassen sich zukünftig nicht nur Insellösungen und dezentrale Lösungen vermeiden, sondern vor allem auch dem Wissensverlust entgegenwirken. Daneben lohnt es sich für Unternehmen meistens auch, ihre eigenen Prozesse genauer in den Blick zu nehmen. Für Koch sind die Verwaltungsprozesse besonders spannend: 

„Bei Verwaltungsprozessen besteht noch Optimierungs- und Verbesserungspotenzial - gerade hier lässt sich viel Zeit durch digitalisierte Prozesse einsparen, vor allem wenn ich an Bereiche wie IT, Human Resources oder Finanzbuchhaltung denke. Hier geht es gerade im Bau darum, Synergien zu schaffen, um das Potenzial, das sich hier bietet, auch wirklich nutzen zu können.“

Ein Mehrwert durch die Digitalisierung kann darüber hinaus nur entstehen, wenn die entsprechenden Prozesse von zwei Begriffen durchgängig geprägt sind: Wertschätzung und Akzeptanz. 

Akzeptanz und Wertschätzung als Erfolgsfaktor

Um Digitalisierungsvorhaben mit einem echten Mehrwert umzusetzen, müssen sie auch Akzeptanz im Unternehmen finden. Nur wenn Mitarbeiter:innen die Prozesse von Anfang an begleiten, kann eine möglichst große Akzeptanz erzeugt werden. Koch bringt es auf den Punkt: 

„Es ist zwingend notwendig, dass man bei den Mitarbeiter:innen anknüpft. Dafür muss man erstens dafür sorgen, die geeigneten Mitarbeiter mitwirken, dass sie zweitens ausreichend informiert sind, und, drittens, auch wirklich überzeugt von dem Vorhaben sind, also Mehrwert erkennen und verstehen, warum  das Vorhaben durchgeführt wird.“

Das Gegenteil ist jedoch der Fall, wenn sie sich zum Beispiel direkt mit einem Produkt oder einer Software konfrontiert sehen, für die es im Zweifel noch nicht einmal eine Einführung gab. Für Koch lässt sich Akzeptanz nur durch einen ehrlichen und intensiven Austausch gewährleisten: 

„Man muss erklären, warum ein Prozess vielleicht an einer anderen Stelle nicht mehr oder in Zukunft anders funktioniert. Das ist eine wichtige Erkenntnis. Denn durch die Digitalisierung werden einige Prozesse vielleicht in Zukunft gar nicht mehr funktionieren. Darauf muss man vorbereitet sein. Hier dürfen auch keine Versprechen gemacht werden, die nicht gehalten werden können oder die zu vage sind.“

Ein intensiver Austausch kann sich auch dadurch auszeichnen, in dem möglichen Vorbehalten gegenüber der Digitalisierung vonseiten der Mitarbeiter:innen entgegenwirkt wird. Zu den Vorbehalten, die sich schnell ausräumen lassen, zählt zum Beispiel eine Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes. In Zeiten eines großen Fachkräftemangels werden gerade mehr Menschen in der Baubranche benötigt. Hinzu kommt auch, dass sich mit den Möglichkeiten einer voranschreitenden digitalen Transformation mehr Bauvorhaben mit demselben Personal abwickeln lassen. 

Um dem bereits thematisierten Wissensverlust zu begegnen, bietet es sich an, gerade die Mitarbeiter:innen mit einzubeziehen, die über mehrere Jahrzehnte einen enormen Erfahrungsschatz im Unternehmen aufgebaut haben. Dementsprechend bekommen diese Personen die Möglichkeit, einen Prozess über die kommenden Jahre als eine Art Informationsgeber zu begleiten und das gesammelte Wissen weiterzutragen, ohne, dass sie zur Nutzung von digitalen Werkzeugen gezwungen werden. Im Austausch mit diesen Informationsgebern kann dann evaluiert werden, welche Digitalisierungsprojekte priorisiert  werden sollten und an welchen Stellen ein schneller Mehrwert für das Unternehmen geschaffen werden kann. Neben dieser Form der Partizipation und Wertschätzung können Mitarbeiter:innen die Durchführung von Digitalisierungsvorhaben auch als Key User positiv begleiten und für mehr Akzeptanz sorgen. 

Mit Key Usern den Mehrwert in die Breite tragen 

Key User sollten so früh wie möglich in die Planung eingebunden werden, um ihr Fachwissen einbringen zu können. „Bei der Einführung neuer Prozesse auf der Baustelle sollte man gezielt auf die Mitarbeiter:innen zugehen, von denen man überzeugt ist, dass sie mit ihrem Fachwissen einen großen Beitrag dazu leisten können, um neue technische Lösungen schnell in der Breite zu etablieren. Das setzt natürlich voraus, dass sie von der Lösung auch wirklich überzeugt sind. Ist das aber geschafft, sind diese Key User die besten Multiplikatoren für eine breite Implementierung“, so Koch.

Veranschaulichen lässt sich dieser Ansatz mit der eingangs erwähnten digitalen Zutrittskontrolle für die Baustelle. Poliere, die bei der Erprobung dieses Werkzeugs von Anfang an eingebunden und von dem Mehrwert überzeugt sind, sind die besten Fürsprecher. Dafür müssen sie jedoch auch entsprechend auf diese besondere Rolle vorbereitet werden. Als Multiplikatoren können sie dann, zum Beispiel auf Tagungen, andere Poliere für die Nutzung begeistern, weil sie maßgeblich daran mitgewirkt haben, Prozesse wie die digitale Baustellendokumentation oder Taktplanung mit Leben zu füllen. Koch macht in diesem Zusammenhang noch einmal deutlich, wie wichtig der Mensch bei der Einführung neuer Prozesse ist:

„Die Technik, von der wir sprechen, ist nicht so komplex wie ein Mensch. Technik funktioniert auf Abruf, auf Knopfdruck. Der Mensch nicht. Und da ist der große Ansatz. Ich sage immer: Technologisch können wir alles realisieren, das ist nur eine Frage von Zeit und Geld. Aber der Mensch muss es danach auch noch bedienen wollen und können. Und da sehe ich die große Herausforderung.“ 

Um für diesen Ansatz die bestmöglichen Voraussetzungen zu schaffen und zu gewährleisten, dass mit der Implementierung neuer Prozesse keine Überforderungen entstehen, eignet sich  zum Beispiel die Pilotierung von Digitalisierungsprojekten, etwa auf Testbaustellen. 

Von der Theorie zur Praxis: Pilotprojekte und Testbaustellen

Die Entwicklung von digitalen Lösungen sollte sich an echten Projekten orientieren, die in einem geeigneten Rahmen durchgeführt werden. Dieser Rahmen wiederum kann durch Pilotprojekten gegeben sein, bei denen die gewonnenen Erkenntnisse im Vordergrund stehen. Dabei ist es jedoch von großer Bedeutung, dass ein Scheitern ausdrücklich nicht als Misserfolg des gesamten Projektes gewertet wird. Gerade weil oft erst im Projektverlauf festgestellt wird, dass sich die Bedürfnisse und Anforderungen geändert haben und das Unternehmen nur dadurch identifizieren konnte, was wirklich benötigt wird. Koch beschreibt diesen Vorgang anhand der Erprobung eines Moduls für digitale Lieferscheine: 

„Die Produkteinführung, ist zwar nicht erfolgreich gewesen, dennoch war es für mich ein erfolgreiches Pilotprojekt, weil man jetzt weiß, was wir wirklich benötigen und was wir besser machen können. Wir haben uns nicht dafür entschieden, ein fertiges Produkt zu kaufen, sondern wollten durch die Pilotierung des Moduls sehen, ob es für uns funktioniert oder nicht. Wenn wir in dieser Phase zu dem Schluss kommen, dass es nicht passt, umso besser. Es wäre schlimmer gewesen, wenn wir ein fertiges Produkt gekauft und erst dann gemerkt hätten, dass es für uns überhaupt nicht funktioniert.“ 

Bei der Pilotierung von Prozessen auf Testbaustellen kommt es darüber hinaus darauf an, dass diese Phase eng begleitet wird, etwa durch fortwährende Gespräche oder Schulungen. Damit lassen sich gleichzeitig auch die Grundlagen für eine Implementierung in der Breite legen, gerade wenn die Key User ihre Erfahrungen für weitere Vorhaben weitergeben können. Dabei sollte man sich aber auch immer der Kapazitäten im Unternehmen bewusst sein, damit die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben für alle Beteiligten tragbar bleiben. Das bedeutet für Koch zum Beispiel: „Für ein Unternehmen aus dem Mittelstand sind wir zwar groß, aber wir können neue Digitalisierungsprojekte nicht mit  20 ITlern oder Support-Funktionsstellen unterstützen. Daher gehen wir in kleinen Schritten vor, und setzen Projekte immer sukzessive um“ Nicht zu unterschätzen ist hier zudem die Bereitschaft für Veränderung bei der Projektbeteiligten, die in der Praxis Gewerke abhängig sehr unterschiedlich ausfallen kann. Um die Projektbeteiligten an dieser Stelle von den Vorteilen überzeugen zu können, sollte das partnerschaftliche Verhältnis im Mittelpunkt stehen. Darin liegt auch der Ansatzpunkt, um in den Dialog über Digitalisierungsvorhaben und ihren Mehrwert zu treten.

Die Zukunft der Bauindustrie: Neue Denkweisen und mehr Kooperation 

Digitale Prozesse können immer wieder verändert, angepasst, und auf die individuellsten Bedürfnisse und Anwendungsfälle zugeschnitten werden. Dadurch, dass diese Prozesse nicht statisch, sondern offen sind, wird sich in Zukunft, mehr denn je, die Möglichkeit für die kooperative Zusammenarbeit der bei Bauvorhaben involvierten Parteien ergeben. Diesen Ansatz verknüpft Koch mit einer für die Baubranche neuen Denkweise: 

“Gerade im Bau muss man sich daran gewöhnen, dass man mit digitalen Lösungen nicht sofort ein starres Ergebnis bekommt, dass sich auch nicht mehr verändern lässt. Ganz im Gegenteil: Entgegen der Abläufe im reinen Bau lassen sich Prozesse mitgestalten und laufend verändern. Diese Lösungen sind niemals starr ist, nur weil wir sie einmal fertig haben. Man kann sie immer wieder anpassen, verbessern, auf die Bedürfnisse zuschneiden. Und das ist etwas, was für den Bau neu ist.“

Viele große Akteure der Bauindustrie setzen bereits auf partnerschaftliche Netzwerke als Ergebnis bewährter Zusammenarbeit in vergangenen Projekten. Die Digitalisierung ist, gerade für KMU, zu wichtig, um sie anderen zu überlassen. Ziel sollte es sein, auch hier Synergien zu schaffen, die diesen kooperativen Ansatz möglich machen, zum Beispiel mit festen Nachunternehmernetzwerken. In diesem Zusammenhang sieht Koch zum Beispiel eine besondere Herausforderung in der Notwendigkeit für Daten- und Digitalisierungsstrategie: 

„Man sollte sich nicht mit den großen Unternehmen messen, aber ich denke, wenn man sich als Mittelständler erst in zehn Jahren damit beschäftigt, ist es zu spät. Dann ist der Schritt entweder gemacht oder nicht. Wer bis dahin die IT nicht vergrößert, die Verwaltungsapparate nicht optimiert und anpasst, verliert unweigerlich den Anschluss.“

Zu einer neuen Denkweise gehört auch, dass Bauunternehmen zunehmend das Selbstverständnis von einem digitalen bzw. digitalisierten Unternehmen entwickeln, bei der das Geschäftsmodell mit der IT- bzw. Digitalisierungsstrategie Hand in Hand gehen. Dadurch bietet sich auch die Möglichkeit, neue Themenfelder zu akquirieren und einen ganz anderen Einfluss auf die Wertschöpfungskette zu nehmen. Dafür sind jedoch anderer Informationsaustausch und neue Formen der Zusammenarbeit, etwa über Plattformen, nötig. Koch fasst es wie folgt  zusammen: 

„Die Baubranche muss zukünftig offener werden, auch über die Schaffung gemeinsamer Standards, und mutiger sein, sich von bestehenden Strukturen zu lösen. Eine Offenheit würde hier zu mehr Vertrauen führen. Nur so lässt sich auch ein vollautomatisierter Informations- und Datenaustausch gewährleisten.“

Gerade die hier angesprochene Offenheit ist es, die dabei helfen kann, Mitarbeiter:innen für den Nutzen der Digitalisierung zu begeistern und um den thematisierten Mehrwert für alle sichtbar zu machen. Sich von bestehenden Strukturen zu lösen bedeutet aber auch, dass innovative Ideen und Impulse für die Digitalisierung von den Mitarbeiter:innen selbst kommen und Unternehmen eine Kultur schaffen, welche diesen Prozess begünstigt und fördert. Denn am Ende sind es die Mitarbeiter:innen, welche die Veränderungen mittragen und die Digitalisierung in die Praxis umsetzen.